A fronte delle esigenze sorte con Covid-19, ambientare il lavoro nella “nuova normalità” significa ovviamente reagire alla pandemia, ma anche costruire un business più efficiente e a costi ridotti. Consentendo di bilanciare le esigenze e le aspettative dei dipendenti, le strategie di Workplace Management integrato si sono dimostrate essenziali per organizzare lo spazio di lavoro in azienda

Il rispetto di nuove norme di distanziamento, la gestione flessibile degli spazi, le logiche di lavoro ibrido, il rispetto della cybersecurity e di una safety sempre più rigorosa: i vincoli connessi alla pandemia hanno cambiato profondamene il rapporto tra persone e ambienti di lavoro.

A offrire delle soluzioni sono è gli innovativi sistemi di Workspace Management, utili anche a monitorare e contenere gli effetti negativi di consumerizzazione e shadow IT.

Workplace Management: cosa significa

Il Workplace Management è una soluzione web che permette di pianificare e gestire le attività lavorative. Integrandosi con i processi aziendali e rispettando gli obiettivi prefissati dall’azienda, è capace di rendere automatica l’assegnazione delle attività (task) all’operatore (più vicino al punto di interesse, con adeguata capacità/attrezzatura, con sufficiente tempo a disposizione nel turno, ecc.).

La soluzione include anche un innovativo modulo di Forecasting & Planning per effettuare previsioni e pianificazione a breve, medio e lungo termine, ottenenendo:

• ottimizzazione dell’allocazione delle risorse;
• aumento della produttività del 10% – 25%;
• riduzione dell’utilizzo di carte e di consumo di carburante.

Il Workplace Management completa la gestione della forza lavoro per le utilities e gli operatori in differenti settori; serve a organizzare il flusso del personale e contribuisce a garantirne il benessere e la produttività in conformità degli obiettivi prestabiliti.

Smart Working, da opzione a tendenza vincente

Tra i cambiamenti epocali messi in atto dal Covid-19, molti riguardano proprio il lavoro, e specificamente la relazione tra vita privata e vita lavorativa. Le tradizionali linee di demarcazione, riconoscibili nell’assegnazione di determinate parti della giornata al lavoro, o nello svolgimento dell’attività rigorosamente al di fuori del proprio domicilio, sono ora molto incerte.

È una direzione già presa, di cui ogni iniziativa post-pandemia deve tenere conto – se sta nascendo – o alla quale adeguarsi, se intende mantenersi viva e in salute.

Del resto, il lavoro a distanza non è propriamente una novità: esisteva ben prima del Covid-19, ma interessava una piccola percentuale di dipendenti. Prima del 2020, era soltanto il 5% circa della forza lavoro, secondo l’Office of National Statistics, a lavorare in misura prioritaria all’esterno della sede aziendale.

Dall’Embedding new way of working post-pandemia, recentemente pubblicato dal Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), risulta che il 40% dei datori di lavoro è consapevole che più della metà dei dipendenti cercherà, avendone la possibilità, di continuare a lavorare regolarmente da casa anche a emergenza conclusa. Il dato sorprende perché, prima del Covid-19, i datori di lavoro contrari all’opzione del lavoro dipendente da remoto erano il 65%.

Ma progettando e garantendo la crescita di strategie produttive, significative e allineate agli obiettivi strategici, facendo leva insomma sull’essenza del Workplace Management, diventa fattibile gestire i posti di lavoro supportando i lavoratori ovunque si trovino. E l’esperienza ha mostrato che su questa strada ci sono vantaggi da cogliere per tutti.

Da Smart a Hybrid Working, attraverso il Workplace Management

Secondo Gartner, nelle organizzazioni che hanno offerto ai dipendenti un margine di scelta su dove, quando e quanto lavorare, “il 55% sono performanti, rispetto al solo 36% di quelli che lavorano dalle 9 alle 5 in un ufficio”. Se la modalità del futuro non dovesse essere lo Smart Working generalizzato che si è diffuso durante la pandemia, ha comunque senso aspettarsi delle soluzioni flessibili, in cui attività da remoto e in presenza si fondono.

“Il 67% dei dipendenti concorda sul fatto che le loro aspettative di lavorare in modo flessibile siano aumentate dopo la pandemia. E il 55% afferma addirittura che la possibilità di lavorare in modo flessibile avrà un impatto sulla volontà di rimanere o meno nell’organizzazione”, ribadiscono i dati rilevati da Gartner.

Fanno, per così dire, da controcanto i dipendenti che intervistati per il CIPD hanno, per la maggior parte, dichiarato che vorrebbero lavorare parte del tempo da remoto e parte in ufficio, anche per socializzare con i colleghi. Aspettative che prefigurano una inedita ambientazione per il lavoro: in pratica, un Hybrid Working.

Attuare il Workplace Management, oggi

Nelle realtà attualmente più performanti, si dedica molta attenzione al Workplace Management, a prescindere che si tratti di una singola scrivania o di complesse strutture edili, nello sforzo di attivare tutti i processi finalizzati a migliorare l’esperienza dei dipendenti, con un ritorno garantito su collaborazione del team, produttività e innovazione.

Senza prescindere dal rispetto delle normative anti-Covid, è vantaggioso opzionare approcci gestionali specifici: dalla pianificazione strategica all’utilizzo operativo, dalla ristorazione alla sicurezza, dalla manutenzione alla gestione dei servizi, il Workplace Management deve comprendere una serie di attività volte ad affiancare i dipendenti impegnati a organizzare le proprie attività quotidiane e ottimizzare l’uso di risorse e strutture.

La gestione del posto di lavoro supera in importanza le tradizionali funzioni di gestione delle strutture, perché punta a migliorare la produttività e la collaborazione della forza lavoro e mentre si è passati dalla digitalizzazione del rapporto tra azienda e cliente alla digitalizzazione del rapporto tra datore di lavoro e dipendente, lavorare da casa sarà sempre più frequente, più “normale”.

Grazie ad innovazioni tecnologiche cruciali nel particolare momento storico, la gestione basata sui tempi è stata superata da quella basata sugli obiettivi, che si applica al controllo dei flussi di lavoro e del carico di lavoro sia individuali sia di gruppo, nell’ambito di un progetto come in quello delle operazioni organizzative.

Workplace Management, Intelligenza Artificiale e Machine Learning

L’ufficio del futuro non è soltanto sicuro, sano ed efficiente: è un ambiente in cui la salute e la sicurezza dei dipendenti, l’efficienza aziendale sono tutelate grazie al progresso delle tecnologie di sicurezza e di accesso, enormemente cresciute sulla scia delle esperienze riconducibili al Covid-19.

Nella maggior parte delle aziende attualmente ci si sforza, per ovvie ragioni, di limitare il numero delle presenze in sede. Ecco che il contesto innovativo deve da un lato adattarsi a una professionalità che affronta proattivamente le sfide future, ma dall’altro deve flessibilmente accogliere e “ospitare” i lavoratori da remoto.

E i cambiamenti sono tutt’altro che finiti… quando le persone entrano in ufficio in giorni diversi in orari diversi, è necessario monitorarne il flusso e le soste nei locali. A queste esigenze risponde l’automazione, che consente di migliorare la protezione, aumentare l’efficienza e ridurre tempi e costi, scongiurando l’eventualità di errori.

I sistemi integrati di controllo degli accessi e di gestione del flusso consentono, oltre alla “prenotazione” da parte del dipendente, del tempo da trascorrere in ufficio, ma anche di rilevare grandi quantità di dati e informazioni da cui ottenere, tramite l’Intelligenza Artificiale e il Machine Learning, indicazioni su come viene utilizzato lo “spazio ufficio”, dalle tendenze nei livelli di occupazione e densità alle esigenze delle aree ad alto traffico.

Consumerizzazione e shadow IT, come evitarli

Le abitudini personali dei dipendenti, la loro consuetudine con alcuni strumenti di lavoro, ne condiziona le aspettative per quanto riguarda la facilità d’uso, scelta, libertà e flessibilità in ambito lavorativo. Sempre meno fisico, il luogo di lavoro è comunque sempre sentito come ”personale” e questo alimenta il fenomeno della “consumerizzazione”, per cui la dotazione di device (PC, smartphone o tablet) fornita dall’azienda non offre lo stesso livello di comodità o prestazioni di quelli utilizzati a casa.

Una soluzione – prevalentemente adottata nel 2020 – consiste nel BYOD (bring your own device), ovvero l’uso dei device digitali di proprietà. Ma se i dispositivi non sono configurati dall’IT dell’organizzazione, può accadere che gli utenti diano vita al cosiddetto “shadow IT”, rischioso per la sicurezza aziendale, usando app o servizi Cloud (per esempio Dropbox, iCloud o altro) senza il consenso o addirittura all’insaputa del dipartimento IT.

Workplace Management, security e cybersecurity

Un dispositivo che non dispone di caratteristiche di sicurezza in linea con le policy dell’organizzazione è una seria minaccia in termini di cybersecurity: ogni device collegato alla rete aziendale diventa un endpoint, ovvero una porta spalancata per gli hacker. Questo vale per lo shadow IT ma anche per lo Smart Working in generale, quando è svolto con device personali.

Le conseguenze dello shadow IT sono pesanti sul doppio fronte dei costi e della cybersecurity. Forbes ha rilevato che il 21% delle organizzazioni ha già subito attacchi alla sicurezza a causa di una risorsa IT non autorizzata, mentre in un’indagine realizzata da Gartner prima della diffusione del Covid-19, si parla di un’incidenza del 40% dello shadow IT nella spesa IT nelle grandi imprese. Core ha recentemente sostenuto che, in pandemia, per alcune aziende la spesa per lo shadow IT sarebbe arrivata al 59%, con il 54% dei dipartimenti IT “significativamente più a rischio” riguardo la violazione dei dati.

Le soluzioni che consentono anche di migliorare la sicurezza e ridurre i rischi, sia dal punto di vista della cybersecurity sia della safety, in linea con quanto “imposto” dal Covid-19, naturalmente esistono e sono oggetto di continuo perfezionamento.

Da tariffe mobili e dati alla gestione del ciclo di vita dei dispositivi, dalla banda larga di livello aziendale alle attrezzature più recenti, dalle telecamere di rilevamento del calore al monitoraggio della distanza sociale e ai chatbot per i dipendenti, le tecnologie digitali aiutano a garantire la più completa sicurezza sia per le persone sia per i luoghi.

A fare la differenza, però, è sempre la disponibilità a valutare e “personalizzare” le risposte sulle reali esigenze delle aziende ricorrendo a un approccio flessibile, su misura, per ottimizzare l’efficienza, la produttività e la soddisfazione lavorativa di ogni dipendente nel più ampio quadro degli obiettivi aziendali.